Hi ha pocs sectors de la indústria que requereixin una organització interna tan estricta com una empresa de transport. A PalletCat ho sabem molt bé, atès que ens hi dediquem. En aquest sentit, perquè comprenguis com s'estructura una companyia logística des de dins, ho explicarem en aquest article.
La rellevància de l'organització interna a una empresa de transport
En l'àmbit del transport paletitzat, una organització equilibrada i definida, així com una coordinació deguda entre els seus departaments i càrrecs, és condició indispensable per a la bona marxa de les tasques.
La divisió del treball, l'ampliació de les fronteres i el creixement de les necessitats de transport han permès empreses com la nostra generar àmplies xarxes de moviment de mercaderies. Hi participen diferents grups de persones que, com a nodes, es connecten entre elles per optimitzar la realització de les tasques.
Això exigeix una actuació rigorosament coordinada, semblant a la dels engranatges d'un rellotge. El que permet aquesta conjunció de forces, objectius i esforços és, precisament, l'organització interna de la qual estem parlant aquí.
Quins són els departaments de transport indispensables?
El primer signe d'organització estricta dins d'una empresa logística es troba en la possibilitat de distingir un departament de transport d'un altre. Dins una companyia d'aquesta classe hi ha diferents grups d'empleats que se centren a complir de la millor manera possible unes missions específiques.
1. Departament de direcció
La bona marxa d'una companyia de transport suposa la conjunció de cert nivell de flexibilitat i adaptabilitat amb un mínim indispensable de disciplina i direcció centralitzada. Així, el departament directiu és el cim de l'organigrama, ja que és el centre de presa de decisions principal. Està format per perfils que comparteixen coneixement tècnic amb experiència directiva.
Les decisions principals i que afecten l'empresa en conjunt es prenen des de la direcció. És un departament conformat per un nombre reduït de persones que tenen com a objectiu i missió principals que l'empresa marxi degudament. Això exigeix tenir en compte aspectes econòmics, tècnics, laborals, financers i d'estratègia comercial general.
Igualment, supervisen el funcionament de la resta de departaments, localitzant problemes que s'hagin de resoldre com més aviat millor.
2. Departament comercial
El departament comercial pot ser definit com aquell que guarda el nivell més gran de relació propera amb els clients. Els localitza, contacta amb ells, els guia a la contractació i els soluciona tots els dubtes que puguin sorgir.
Està format per perfils especialistes en les vendes, la satisfacció de les necessitats dels clients i la captació de potencials interessats en els serveis oferts per la companyia.
A més, entre les seves missions destaca la d'empènyer a la cooperació de tots els altres departaments perquè adeqüin les seves activitats al que desitjava, en primer lloc, el client. Gestionen i coneixen, per tant, qüestions tan diverses com els horaris, el personal necessari, els terminis de lliurament o la demora màxima.
Sense aquest departament, l'empresa veuria detingut el creixement i perdria el poder de coordinació entre els desitjos dels clients i les tasques dels treballadors del transport.
3. Departament de trànsit
El departament de trànsit està integrat per aquell conjunt d'empleats que fan enllaç directe entre el client i els distribuïdors generals, els transportistes de llarga distància i els missatgers concrets. És a dir, el formen aquells treballadors amb el perfil adequat per seguir de prop cada paquet i mercaderia a cada punt del trajecte, i treure conclusions sobre com està marxant tot.
Localitza possibles incidències en les tasques, valora les potencials demores en els lliuraments i determina les noves necessitats del client i s'hi adapta. És un departament de control i comunicació indispensable, sense el qual no seria possible fer degudament els treballs de moviment de mercaderies a cap escala.
4. Departament d'administració
Aquest és un dels departaments més importants, cosa que queda demostrada, entre altres aspectes, per la seva quantitat de subdivisions internes. Verificació, riscos, facturació, reemborsaments, queixes, cobraments, deguts, etc. L'administració és la que permet que els altres departaments puguin funcionar degudament sense necessitat de preocupar-se de les qüestions pràctiques del dia a dia de l'empresa.
Compte amb perfils molt diversos, capaços de gestionar qüestions econòmiques i burocràtiques, organitzatives i financeres. Al cap i a la fi, de la seva feina depèn que el cicle empresarial es pugui continuar succeint sense problemes de pressupost, de disponibilitat de material o de problemes de paperassa.
Els càrrecs imprescindibles a l'àmbit del transport terrestre
Tant al transport terrestre com a l'aeri i al marítim, hi ha un conjunt de càrrecs d'enorme rellevància el treball dels quals és imprescindible perquè els moviments de mercaderies s'efectuïn degudament. Per descomptat, tots els missatgers, transportistes, comptables, etc. són necessaris, però hi ha una sèrie de caps de departament que donen forma a la companyia. Es tracta de les següents:
- Gerent general. Líder general de l'empresa té relació amb els accionistes i és el cap visible i individualitzat de totes les decisions de l'empresa.
- Gerent administratiu i financer. Consolida els pressupostos empresarials i coordina els equilibris entre les despeses i els ingressos.
- Gerent de producció. Encarregat de gestionar òptimament els recursos disponibles per assolir els objectius de producció prèviament marcats.
- Gerent comercial. Encarregat de dirigir i formar el personal dels punts de venda i de captació dels nous clients i tractament dels antics.
- Gerent d'operacions. Heu de dissenyar i formular les estratègies logístiques de l'empresa, decidint quins seran els objectius de producció.
- Cap de compres. Responsable d'adquirir els recursos per al funcionament empresarial.
- Cap de magatzem. Gestiona la logística interna de la companyia.
- Cap de transport. Encarregat que el moviment de mercaderies es faci degudament i de manera satisfactòria per al client.
En conclusió, una empresa de transport no pot funcionar bé si no compleix unes exigències mínimes d'organització interna. Per això, és tan rellevant la divisió departamental i la jerarquia entre càrrecs. Nosaltres, a PalletCat, ho sabem molt bé i així ho apliquem. Això, si més no en part, explica el nostre èxit i l'alt nivell de satisfacció entre els nostres clients.
