Hay pocos sectores de la industria que requieran una organización interna tan estricta como la de una empresa de transporte. En PalletCat lo sabemos muy bien, dado que nos dedicamos a ello. En este sentido, para que comprendas cómo se estructura una compañía logística desde dentro, vamos a explicártelo en este artículo.
La relevancia de la organización interna en una empresa de transporte
En el ámbito del transporte paletizado, una organización equilibrada y definida, así como una coordinación debida entre sus departamentos y cargos es condición indispensable para la buena marcha de las tareas.
La división del trabajo, la ampliación de las fronteras y el crecimiento de las necesidades de transporte han permitido a empresas como la nuestra generar amplias redes de movimiento de mercancías. En ellas, participan distintos grupos de personas que, como nodos, se conectan entre ellas para optimizar la realización de las tareas.
Esto exige una actuación rigurosamente coordinada, similar a la de los engranajes de un reloj. Lo que permite esa conjunción de fuerzas, objetivos y esfuerzos es, precisamente, la organización interna de la que aquí te estamos hablando.
¿Cuáles son los departamentos de transporte indispensables?
El primer signo de organización estricta dentro de una empresa logística se halla en la posibilidad de distinguir un departamento de transporte de otro. Dentro de una compañía de esta clase hay diferentes grupos de empleados que se centran en cumplir de la mejor manera posible unas misiones específicas.
1. Departamento de dirección
La buena marcha de una compañía de transporte supone la conjunción de cierto nivel de flexibilidad y adaptabilidad con un mínimo indispensable de disciplina y dirección centralizada. Así, el departamento directivo es la cúspide del organigrama, pues es el centro de toma de decisiones principal. Está conformado por perfiles que comparten conocimiento técnico con experiencia directiva.
Las decisiones principales y que afectan a la empresa en su conjunto se toman desde la dirección. Es un departamento conformado por un número reducido de personas cuyo objetivo y misión principales es la de que la empresa marche debidamente. Esto exige tener en cuenta aspectos económicos, técnicos, laborales, financieros y de estrategia comercial general.
Igualmente, supervisan el funcionamiento del resto de departamentos, localizando problemas que deban resolverse a la mayor brevedad.
2. Departamento comercial
El departamento comercial puede ser definido como aquel que guarda el mayor nivel de relación cercana con los clientes. Los localiza, contacta con ellos, les guía en la contratación y les soluciona todas las dudas que puedan surgir.
Está conformado por perfiles especialistas en las ventas, la satisfacción de las necesidades de los clientes y la captación de potenciales interesados en los servicios ofrecidos por la compañía.
Además, entre sus misiones destaca la de empujar a la cooperación de todos los demás departamentos con tal de que adecúen sus actividades a lo deseado en primer lugar por el cliente. Gestionan y conocen, por tanto, cuestiones tan diversas como los horarios, el personal necesario, los plazos de entrega o la demora máxima.
Sin este departamento, la empresa vería detenido su crecimiento y perdería el poder de coordinación entre los deseos de los clientes y las tareas de los trabajadores del transporte.
3. Departamento de tráfico
El departamento de tráfico está integrado por aquel conjunto de empleados que hacen de enlace directo entre el cliente y los distribuidores generales, los transportistas de larga distancia y los mensajeros concretos. Es decir, lo forman aquellos trabajadores con el perfil adecuado para seguir de cerca cada paquete y mercancía en cada punto del trayecto, y sacar conclusiones acerca de cómo está marchando todo.
Localiza posibles incidencias en las tareas, valora las potenciales demoras en las entregas y determina las nuevas necesidades del cliente y se adapta a ellas. Es un departamento de control y comunicación indispensable, sin el cual no sería posible efectuar debidamente los trabajos de movimiento de mercancías a ninguna escala.
4. Departamento de administración
Este es uno de los departamentos más importantes, lo cual queda demostrado, entre otros aspectos, por su cantidad de subdivisiones internas. Verificación, riesgos, facturación, reembolsos, quejas, cobros, debidos, etc. La administración es la que permite que los demás departamentos puedan funcionar debidamente sin necesidad de preocuparse por las cuestiones prácticas del día a día de la empresa.
Cuenta con perfiles muy diversos, capaces de gestionar cuestiones económicas y burocráticas, organizativas y financieras. Al fin y al cabo, de su trabajo depende que el ciclo empresarial pueda seguir sucediéndose sin problemas de presupuesto, de disponibilidad de material o de problemas de papeleo.
Los cargos imprescindibles en el ámbito del transporte terrestre
Tanto en el transporte terrestre como en el aéreo y en el marítimo, existe un conjunto de cargos de enorme relevancia cuyo trabajo es imprescindible para que los movimientos de mercancías se efectúen debidamente. Por supuesto, todos los mensajeros, transportistas, contables, etc., son necesarios, pero hay una serie de cabezas de departamento que dan forma a la compañía. Se trata de las siguientes:
- Gerente general. Líder general de la empresa, tiene relación con los accionistas y es la cabeza visible e individualizada de todas las decisiones de la empresa.
- Gerente administrativo y financiero. Consolida los presupuestos empresariales y coordina los equilibrios entre los gastos y los ingresos.
- Gerente de producción. Encargado de gestionar óptimamente los recursos disponibles para alcanzar los objetivos de producción previamente marcados.
- Gerente comercial. Encargado de dirigir y formar al personal de los puntos de venta y de captación de los nuevos clientes y tratamiento de los antiguos.
- Gerente de operaciones. Debe diseñar y formular las estrategias logísticas de la empresa, decidiendo cuáles van a ser los objetivos de producción.
- Jefe de compras. Responsable de adquirir los insumos para el funcionamiento empresarial.
- Jefe de almacén. Gestiona la logística interna de la compañía.
- Jefe de transporte. Encargado de que el movimiento de mercancías se efectúe debidamente y de manera satisfactoria para el cliente.
En conclusión, una empresa de transporte no puede funcionar bien si no cumple unas mínimas exigencias de organización interna. Por eso es tan relevante la división departamental y la jerarquía entre cargos. Nosotros, en PalletCat, lo sabemos muy bien y así lo aplicamos. Esto, al menos en parte, explica nuestro éxito y el alto nivel de satisfacción entre nuestros clientes.
